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Fernando Fuentes Pinzon
En un artículo anterior, comentábamos sobre la importancia de un diseño organizacional para la competitividad de la empresa, ahora nos toca responder las preguntas claves que los directivos necesitan considerar para realizar un apropiado diseño de su estructura organizacional.
Estas preguntas se pueden resumir en seis:
- ¿En qué grado están subdivididas las tareas en distintos trabajos?
- ¿Sobre que fundamento se agruparán juntos los trabajos?
- ¿A quién deben responder los individuos y los grupos?
- ¿Cuántos individuos puede un directivo gestionar de forma efectiva y eficiente?
- ¿Dónde recae la autoridad para la toma de decisiones?
- ¿Hasta que nivel habrán reglas y regulaciones para dirigir a empleados y directivos?
Las respuestas a estas preguntas son los elementos que los directivos necesitan considerar cuando emprenden el diseño de su estructura organizacional.
Recordemos que el diseño organizacional es un proceso formal y supervisado para integrar a las personas, la información y la tecnología de una organización. Se utiliza para acercar lo más posible la forma de una organización, a los objetivos que esta persigue, y que a través del proceso de diseño, las organizaciones actúan para aumentar la probabilidad de que el esfuerzo colectivo de sus miembros sea exitoso.
Usualmente el proceso es promovido como un cambio interno y facilitado por un facilitador externo. Los directivos y demás grupos de interés trabajan juntos para definir las necesidades de la organización y crean la estructura y los sistemas que puedan satisfacer mejor esas necesidades. El papel del facilitador debe ser el de asegurar que se sigue un proceso sistemático y el de promover el pensamiento creativo.
El diseño organizacional comienza con la creación de una estrategia – una serie de lineamientos sobre las decisiones, que servirán de guía para la selección de alternativas de acción. La estrategia surge a partir de unos objetivos concisos y claramente definitivos, así como de la misión y la filosofía de la organización. Aunque es menester aclarar que la creación de una estrategia forma parte de la fase de planificación, no de la de organización.
La estructura organizacional define las relaciones formales entre las personas y define sus roles y responsabilidades. Los sistemas administrativos facilitan la dirección de la organización a través de lineamientos, procedimientos y políticas.
Para organizar se debe conectar a las personas de una forma clara y significativa. También se les debe proporcionar la información y la tecnología necesaria para alcanzar sus objetivos. La información y la tecnología definen los procesos a través de los cuales se consiguen los outputs.
En conclusión, cada elemento debe servir de soporte a los otros y juntos deben ayudar en la consecución de los objetivos de la organización, para estar en presencia de un sistema organizacional que le permita a la empresa ser más competitiva.
Luis F. Toro Dupouy
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