Clase 8: Finanzas para emprendedores ~ Emprendo Venezuela

Una vez establecida la idea y el modelo de negocios, es hora de sentarnos en los puntos más álgidos de cualquier emprendimiento: el dinero y las finanzas; pero que el término finanzas no te confunda, hablamos de lo que se necesita y se espera ganar, no del modo en que se va a obtener ese capital, ya que eso es financiamiento, tema que estudiaremos después.

Lo primero cuando hablamos de finanzas es entender que se basa en determinar cuanto necesitamos en un periodo de tiempo y cuales pueden ser los beneficios esperados, en ese mismo período de tiempo.

En este punto, hablar de Balance General y de otros documentos contables, parece tan oportuno como comentar sobre la pertinencia de un helicóptero cuando estamos en un naufragio en pleno mar, es decir, si bien sería útil, el deseo es ajeno totalmente a una función práctica. Claro que se analizarán, y tendremos un diccionario contador/emprendedor, para que se puedan comprender, pero en este punto, aún no es necesario.

Entonces, ¿qué debe tener claro el emprendedor en materia de finanzas y como lo puede reflejar para comunicarse con otros?.

En materia de finanzas, se necesitan manejar seis pilares conceptuales básicos: el tiempo, los costos (que dividiremos entre inversión y gastos), la base inicial, los ingresos, la liquidez y los beneficios esperados, por supuesto, esto estará condicionado a si es una empresa de productos físicos, productos intangibles o servicios. Y si la misma está pensada como un emprendimiento o como una Start Up, que no aplican los mismos criterios.

Comenzamos a explicar entonces estas categorías conceptuales básicas:

El tiempo:

Empezamos con un concepto llamado día 0, que es el inicio real de la empresa, pero esto no debe entenderse como la apertura comercial o creación de la misma, sino desde el día de su primera facturación o venta (indiferente si es a crédito o de contado).

Sí, es cierto, legalmente tenemos que tener inicio de año fiscal, y el contador debe empezar desde este punto, pero nosotros debemos enfocarnos en otras métricas, tanto para lograr convencer a otros a invertir en la idea, como para entender el funcionamiento de un emprendimiento.

Una vez llegado a la primera venta, es posible que la empresa pueda sobrevivir, por ello, todos los demás días previos debieron incluir la inversión en local, en creación de marca, en facturas, en máquinas, en asesorías en impuestos (sí, en casi todos los países hay que pagar impuestos o tasas antes de la primera factura), en recursos humanos, y un largo etc.

Para poder determinar esto, hay que estar claro desde la fecha de los preparativos, hasta lograr la primera venta, ¿cuanto tiempo debe pasar?, ahora, el Balance General u otros instrumentos contables, ¿empezaran desde este día?, y ¿qué pasa si el producto no está terminado y se debe invertir en un desarrollo previo, pero para ello, debemos crear una empresa?.

Un punto importante de inicio, es aplicar los mismos criterios de tiempo en medición, y acá podemos resumirlo en: un año o doce meses.

Todo debe ser en función de uno de estos elementos, es decir, desde la creación de la empresa, hasta su puesta en marcha tardaremos unos siete meses o para el desarrollo de un software, estimamos veinticuatro meses, todo este tiempo debe ser financiado, ya que la empresa está todavía en etapas previas a su primera venta.

Otras actividades, requieren de menos tiempo para iniciar las operaciones, como puede ser una tienda o un supermercado, sin embargo, también es menester un tiempo previo en el cual se requiere invertir en permisos, local, mobiliario, cajeros, estantería, mercancía, etc, antes de lograr la primera venta, aunque una vez abierto al público, la posibilidad de ingresos es muy cierta y en un período de tiempo muy corto.

Entonces, el punto del tiempo es necesario entenderlo como uno que se debe separar en fracciones iguales (años o meses) y que tiene un antes y un después (un punto de inflexión): previo a la primera venta y posterior a la primera venta (es decir, desde el primer ingreso).

Recuérdese, estamos creando conceptos financieros, no necesariamente contables (aún).

Los Costos:

En este punto, podemos entender a los costos, como todos los egresos o gastos que necesitamos hacer antes y luego del día 0 (primera facturación), precisamente para que pueda la empresa o emprendimiento subsistir hasta llegar a un punto de equilibrio (los ingresos igualan a los egresos).

Pero no todos los costos son iguales, algunos podemos transarlos durante los procesos de operación de la empresa, y otros no.

A los primeros se le llama inversión, por ejemplo, si compramos un local (si lo alquilamos, pudiera ser un costo, un gasto o una pérdida -un costo que no aporta valor directo a la actividad, ni tampoco se puede convertir en líquido-, más nunca una inversión pero eso se explica más adelante) o una docena de uniformes, ambos podemos venderlos en un momento dado, y así recuperar si no todo, por lo menos una parte de lo invertido, es decir, son convertibles en líquido, pasa del estado sólido (bienes) al estado líquido (dinero).

A los contadores, esto puede erizarle el cabello, ya que ellos tienen otra definición para costo, haciéndolo directamente responsable de un punto: el producto o servicio que va a comercializar el emprendimiento, pero como hemos venido insistiendo, estamos creando conceptos, no documentos contables (todavía), es decir, el costo será lo que contribuya de forma directa a la facturación, esto es el producto o servicio facturado durante el ejercicio fiscal (hemos convenido que sería de un año o doce meses, que para los efectos contables, es lo mismo) de que se trate. Entonces, un contador le dirá que eso no es un costo, sino un gasto. No discuta, simplemente entienda el concepto, luego, le buscamos el nombre.

Entonces, el local comprado, el escritorio, la computadora, todo ello, podemos entenderlos como inversión, porque en algún momento (que no tiene que ser coincidente con el día 0) podemos venderlos, aunque no sean el objeto de operaciones comerciales de la empresa, pero esas "inversiones", tiene un "costo económico".

Pero, independientemente si lo consideramos un costo, un gasto, una inversión o incluso, una pérdida, representan siempre capital con el cual hay que contar por un período determinado.

Al ser un emprendimiento, se debe calcular a base del tiempo desde el inicio de operaciones, hasta un tiempo operativo aleatorio, que no podrá ser menor en ningún caso a un año (ni debería exceder los 60 meses), y que al tener la primera factura, cambia su sistema financiero, ya que incorpora: "ingresos".

La base inicial

Determinado el tiempo de operación necesario antes del día 0 (primera facturación), y el tiempo estimado para lograr unas facturaciones suficientes para cubrir los costos y gastos de operación por un tiempo determinado, entonces, necesitaremos estimar el capital necesario para lograr sobrevivir sin ingresos, hasta el día 0, y con cierta ayuda proveniente de las facturas cobradas, hasta lograr el punto de equilibrio.

Este es el punto principal para el emprendedor que va a iniciar un emprendimiento, ya que en este punto es cuando debe contestar: ¿Cuanto necesitas de capital?.

Esto viene dado, no sólo por lo gastos, sino por el tiempo entre el inicio de operaciones y el día 0, ya que una vez realizada la primera venta, pudiera el capital tener una ligera recuperación para lograr cumplir con el plan inicial trazado, pero aún será menester contar con un colchón financiero (capital) suficiente para lograr mantener las operaciones hasta que sea autosustentable el emprendimiento.

Entonces, las inversiones iniciales (normalmente altas) y los costos (entendidos como todos los egresos) necesarios para lograr la primera venta, son el capital inicial mínimo del cual debes disponer, pero a ello, se le debe sumar un capital adicional para lograr mantenerse operativo por lo menos por doce meses más, luego de la primera factura, descontando un porcentaje de autosustento generado por lo cobrado, es decir, en teoría este cálculo de sostenimiento debe ser menor al previo al día 0, sin incluir las inversiones o las amortizaciones.

Los ingresos

Para poder entender el monto de los ingresos, tenemos que acudir a lo facturado por la empresa en un momento dado. Sin embargo, es menester entender que la factura no es sinónimo de ingreso real, por ello, a lo que logramos la primera factura, es decir, hemos logrado obtener la primera venta del producto o servicio, tendremos que tomar en cuenta 4 factores que pudieran hacer que lo facturado y lo ingresado en un mismo período no coincidan, antes de esto, aclarar que a nivel empresarial normalmente se factura a crédito, mientras que en el mercado minorista o retail, se factura en efectivo o de contado, por supuesto, nosotros aplicaremos los factores a las empresas que facturan a otras empresas:

1. Las facturas con tiempo de vencimiento no cumplido, en dicho caso, es decir, en las ventas o facturas con un tiempo de pago estipulado, se tiene un ingreso causado (e incluso, generador de impuestos) pero aún no ha entrado líquido (dinero) a las arcas de la empresa aunque exista una fecha prometida;

2. Las devoluciones, es otro factor que puede diferenciar un ingreso de un dinero dentro de la tesorería y esto normalmente implica perder parte del valor de lo facturado, que bien puede generar una reversión económica o una sustitución de producto, pero algo claro, es que no generará un ingreso líquido;

3. Las facturas vencidas, en este caso, es la misma factura, pero ahora genera un costo de cobranza, ya que se pudo tener en cálculo su ingreso, pero por cualquier circunstancia, esa no se dio;

4. Las facturas canceladas o anuladas, en este caso, la totalidad de lo facturado se pierde, puede deberse a un error interno o de ventas, ello es indiferente, a nivel contable quedará como una entrada, que no se convirtió en líquido, por supuesto, al momento de la "anulación", tampoco existe la salida del producto o servicio.

Estos cuatro factores debe ser tomados en cuenta cuando se acuda a revisar lo facturado y se compare con lo existente en tesorería (o en caja).

La liquidez

El liquido circulante es la sangre del sistema, es decir, sin dinero en caja del cual se pueda disponer para pagar las acreencias (egresos), la empresa estará al borde de la quiebra, indiferentemente de los ingresos facturados.

El mayor problema de un emprendedor, es lograr pagarle a sus acreedores (y demás gastos asociados a la actividad), en los tiempos estipulados, y para ello, requiere que sus clientes cumplan en los tiempos previstos los pagos.

Ahora, el concepto de liquidez o dinero circulante puede producir un error, al tener facturas cobradas antes del vencimiento y pagos atrasados, en ese momento aparece una liquidez mayor a la que pertenece a la empresa, y puede convertirse en el punto de inflexión a una "tormenta perfecta financiera" (gasta lo que no te pertenece, y no cumplir con tus obligaciones), como dicen los norteamericanos: "no existen los desayunos gratis", es decir, todo se debe pagar, y si se acumulan más acreencias improrrogables sobre los ingresos, quedaremos sin efectivo, y ello, equivale a quedarse sin gasolina.

También puede ser engañoso un estado de liquidez excesiva, cuando la misma proviene de la venta de una inversión (un vehículo, un local, etc) o de un crédito, y parecen en caja como un número positivo, pero realmente es todo lo contrario (usted sabe, ya nos vamos pareciendo a un contador).

Recuérdese que a nivel industrial, es común darle crédito al cliente, lo cual, mantiene dos cuentas separadas: lo facturado (lo vendido a nivel de papel) y lo cobrado (cuentas pagadas). La resta de ambos produce las temidas cuentas por cobrar, que representan un dinero obtenido con mayores costos (tanto de oportunidad como para los efectos de hacerlos efectivos) por parte del empresario, y en algunos casos, puede producir los problemas de liquidez en la misma, por lo cual, la empresa queda sin efectivo para cumplir sus compromisos (sinónimo de quiebra).

Los beneficios

El beneficio son los cauchos que sostienen toda una empresa, no tanto como el motivo último de sus accionistas o propietarios, sino, como el necesario apoyo para continuar con sus movimientos. Sin embargo, es la rentabilidad, lo que la hace atractiva.

Sin beneficios no existe la empresa, sin renta, no atrae. Pues bien, vamos a estudiar someramente ambos y dar unas fórmulas sencillas para medirlas.

Para determinar que es el beneficio y qué es la rentabilidad, debemos partir por definir al primero, el beneficio, se entiende como el ingreso liquido de la empresa menos los costos, en un periodo de tiempo determinado. Normalmente, se denomina Beneficio Bruto, para obtener el Beneficio Neto.

Ahora bien, si mis costos sumados son de 10 dólares y mis ingresos de 20 dólares, tengo un beneficio de 10 dólares.

Sí, pero eso no significa que te has enriquecido 10 dólares, ya que una vez determinado el beneficio bruto, hay que restarle otros costos asociados al dinero propiamente dicho, esto es, el costo de oportunidad, los intereses (en caso de venir de un crédito) y la inflación. Estos tres puntos, del costo del dinero, lo trataremos en un artículo posterior.

Es importante no confundir la denominada liquidez (fluido de dinero) con los beneficios brutos, ya que el primero se refiere a todo el ingreso liquido obtenido por la empresa, en un momento determinado, por cualquier causa (eso incluye la venta de activos, como una nevera o local), eso significa que no se requiere terminar un proceso comercial (producción, transporte, venta y pago) para obtenerlo, mientras, que el denominado beneficio, sí requiere de la culminación de un proceso comercial, lo que incluye el pago del cliente.

Entonces, ¿cómo determino la rentabilidad de un periodo dado?, pues existe una fórmula clásica, sobre el retorno financiero de la inversión, normalmente calculada por periodos medios (6 meses mínimos): (Beneficio Bruto-Capital invertido)/Capital invertido (ROI), y el resultado se multiplica por 100 (para convertirlo en porcentaje).

Ahora, para calcular el beneficio, se aplica la misma operación, pero sin restar el capital invertido. Si el resultado es menor a 1, está perdiendo dinero, igual al final si resta el dolar invertido sobre lo obtenido, debe obtener el mismo resultado que el ROI inicial. ¿Cual es la diferencia?, que en el segundo obtiene el capital más el interés mientras en el primero, sólo lo ganado.

Por supuesto, no es el único valor, y en clases posteriores iremos aplicando algunos acrónimos y formulas financieras básicas.

Ejemplo, en esos 6 meses, se pagaron 4 salarios (x6), servicios públicos, impuestos, materia prima, alquiler, compra de equipos (o pago parcial), etc. Eso será el denominado capital invertido, y es el divisor de los beneficios brutos. Al resultado, se le mide en porcentaje.

Este es un tema un tanto largo, que se ha divido en tres entregas, la próxima semana debemos culminar el mismo, mientras, te recomiendo profundizar un poco más sobre este tema, y así evitar descapitalizarte en medio de una abundancia de dinero que entra.

Fernando Fuentes Pinzón

www.emprendovenezuela.net

@emprendovzla

Te recomiendo leer:

Clase 7: Modelos de Negocios para Emprendedores

Clase 8.1: Finanzas para emprendedores 2.